Room260 — Votre boutique incontournable à Waterloo

Charte de vie privée

1. Que faisons-nous avec vos données à caractère personnel ?

1.1. ROOM260 HAI, une société à responsabilité limitée organisée conformément au droit belge, dont le siège social est situé à Chaussée de Bruxelles 260, 1410 Waterloo (Belgique) et qui est inscrite à la Banque Carrefour des Entreprises sous le numéro 0871.684.948 (« Room260 », « nous », « nos/notre ») traite des données à caractère personnel liées à ses clients ou les représentants de ses clients, existants ou passés, ses prospects, les représentants de ses fournisseurs, les visiteurs de son site web et autres personnes concernées (les « personnes concernées », « vous », « votre/vos »).

1.2. Cette politique de vie privée (la « Politique ») s’applique à tout traitement par Room260 de vos données à caractère personnel.

2. Engagement en matière de protection des données

2.1. Nous nous engageons à déployer nos meilleurs efforts pour rendre nos activités de traitement de données à caractère personnel conformes à la législation de protection des données applicable, en ce compris le Règlement (UE) 2016/679 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la Directive 95/46/CE (Règlement Général sur la Protection des Données) (le « RGPD ») et la Loi du 8 décembre 1992 relative à la protection de la vie privée à l’égard des traitements de données à caractère personnel, telle que modifiée, supplée ou remplacée de temps en temps (la « Législation de Protection des Données Applicable »).

3. Catégories de données à caractère personnel

3.1. Nous traitons les catégories de données à caractère personnel suivantes, notamment dans le cadre des finalités décrites ci-après :

Vos données d’identification personnelle (nom, prénom, titre, date de naissance, etc.), votre adresse email, votre adresse postale, vos données de login et mot de passe, pour la préparation de vos commandes, la livraison de nos produits chez vous et la mise en place de notre service après-vente (en ce compris le retour d’articles). Nous traiterons votre numéro de téléphone pour confirmer les détails de livraison. Si vous commandez des produits dans un contexte B2B, nous traiterons vos données d’identification personnelle (en ce compris le numéro TVA) à des fins de facturation uniquement ;
Votre adresse email pour nous permettre de vous contacter à des fins de marketing direct, de vous envoyer nos newsletters et de vous inviter à des évènements clients spéciaux ;
Vos données d’identification professionnelle (fonction professionnelle, adresse professionnelle, etc.), pour la gestion de nos relations avec nos fournisseurs ;
Les données relatives à votre vie professionnelle (compétences professionnelles, , expériences, données figurant sur votre CV, etc.), pour la gestion de notre recrutement de candidats ;
Votre numéro de compte bancaire traité uniquement lorsque vous payer au moyen d’un virement bancaire ;
Vos données d’identification électronique (adresse IP, dates et heures d’accès à notre site web, les pages consultées, etc.), uniquement traitées de manière agrégée et dans le but de mesurer l’audience sur notre site web et généralement d’améliorer l’expérience utilisateur sur notre site web ;
Vos données d’identification personnelle et votre adresse email lorsque vous demandez de l’information au travers de notre site web ;
Des enregistrements vidéo vous concernant, traités uniquement dans le cadre de la surveillance de nos bâtiments et sites par caméras de surveillance et dans la mesure autorisée par la loi applicable.

3.2. Nous sommes également susceptibles de traiter certaines autres catégories de données à caractère personnel lorsque leur traitement est nécessaire à la constatation, l’exercice ou la défense d’un droit en justice.

3.3. Nous sommes également susceptibles de traiter vos données à caractère personnel :

Pour mener à bien des opérations de restructuration d’entreprises ;
Pour la gestion des litiges avec les clients, fournisseurs et autres personnes concernées.

3.4. La fourniture de vos données à caractère personnel peut être nécessaire :

A l’exécution d’un contrat auquel vous êtes partie (par exemple le contrat de vente conclu entre vous et Room260) ou à l’exécution de mesures précontractuelles prises à votre demande (par exemple, en cas de demande d’information pour l’achat de produits de Room260) ;
Au respect d’une obligation légale applicable à Room260 (par exemple, en matière de facturation, de sécurité des bâtiments, de fiscalité, etc.) ;
Aux fins des intérêts légitimes poursuivis par Room260 (ou un destinataire de données) à condition que ces intérêts prévalent sur vos libertés et droits fondamentaux.

3.5. Dans certains cas, nous vous demanderons votre consentement préalable, libre et informé avant de procéder au traitement de certaines de vos données à caractère personnel (par exemple, l’utilisation de votre adresse email à des fins marketing si vous n’êtes pas encore client chez nous, etc.).

3.6. Room260 ne soumet pas les personnes concernées à des décisions fondées exclusivement sur un traitement automatisé produisant des effets juridiques les concernant ou les affectant de manière similairement significative.

3.7. La fourniture de certaines de vos données à caractère personnel (par exemple, vos nom, adresse postale, adresse email, etc.) conditionne en règle la conclusion du contrat conclu avec nous pour l’achat de produits de Room260.

3.8. Les conséquences possibles liées à la non fourniture de vos données à caractère personnel pourraient inclure notre incapacité à remplir nos obligations en vertu d’un contrat (par exemple, la livraison de produits) ou une violation dans notre chef d’une ou de plusieurs obligations en vertu des législations applicables (par exemple, les législations comptables ou fiscales).

3.9. Veuillez noter que nous sommes susceptibles de traiter des données à caractère personnel contenues dans les communications électroniques que nous avons avec vous ou que vous fournissez de manière volontaire dans le cadre d’une demande d’information.

4. Sources des données

Nous sommes susceptibles de recueillir vos données à caractère personnel des manières suivantes :

Directement de vous, par exemple par le processus de demande d’offre (en ligne ou en magasin) ;
A partir d’informations accessibles publiquement (sur Internet).

5. Destinataires

5.1. Nous transmettons, le cas échéant, vos données à caractère personnel aux destinataires suivants :

L’équipe en charge du support client ;
Les administrateurs de Room260 ;
Nos conseillers juridiques et/ou avocats dans le cadre d’opérations de restructuration d’entreprise ou de litiges ;
Des fournisseurs de services tiers liés à l’opérationnalisation et à la maintenance des systèmes d’information traitant vos données à caractère personnel (ces fournisseurs ont seulement accès aux données à caractère personnel nécessaires pour réaliser leurs missions) ;
Les prestataires de services tiers pour la livraison des produits chez vous ;
Les entités gouvernementales autorisées à accéder à/ou à obtenir vos données à caractère personnel conformément à la loi applicable ;
Les cours et tribunaux de l’ordre judiciaire en cas de litige vous impliquant ;
Les autorités répressives en cas de constatation ou de suspicion de la survenance d’une infraction vous impliquant conformément à ou tel que requis par la loi applicable.

5.2. Dans le cas d’une opération de restructuration d’entreprise (par exemple, une fusion-acquisition), nous sommes susceptibles de transférer vos données à caractère personnel vers une partie tierce impliquée dans l’opération (par exemple, un acheteur) conformément à la Législation en Protection des Données Applicable.

6. Sous-traitants

6.1. Nous prenons les mesures adéquates pour veiller à ce que nos sous-traitants traitent vos données à caractère personnel conformément à la Législation en Protection des Données Applicable.

6.2. Ces ainsi que nous veillons à ce que nos sous-traitants s’obligent, entre autres, à ne traiter vos données à caractère personnel que sur nos instructions, à ne pas engager un autre sous-traitant sans notre accord, à prendre les mesures techniques et organisationnelles adéquates pour garantir la sécurité de vos données à caractère personnel, à garantir que les personnes autorisées à accéder à vos données à caractère personnel soient soumis à des obligations de confidentialité, à restituer et/ou détruire vos données à caractère personnel à la fin de leurs services, à se conformer à des audits et à nous fournir une assistance pour assurer le suivi de vos demandes quant à l’exercice de vos droits par rapport à vos données à caractère personnel.

7. Transferts en dehors de l’Espace Economique Européen

7.1. Nous sommes susceptibles de transférer vos données à caractère personnel vers des pays situés en dehors de l’Espace Economique Européen (« EEE »), tels que les Etats-Unis.

7.2. Dans le cas où vos données à caractère personnel sont transférées vers des pays situés en dehors de l’EEE, Room260 veillera à prendre les garanties suivantes :

Le pays vers lequel les données à caractère personnel sont transférées a bénéficié d’une décision d’adéquation de la part de la Commission européenne en vertu de l’article 45 du RGPD ; ou
La mise en place d’une écrit contenant les clauses types de protection des données à caractère personnel adoptées par la Commission européenne en vertu de l’article 47 du RGPD ; ou
En cas de transfert vers les Etats-Unis, le transfert répond aux conditions imposées par l’EU-US Privacy Shield en vertu de l’article 45 du RGPD.

7.3. Pour plus d’informations concernant les transferts de données à caractère personnel en dehors de l’EEE, veuillez consulter le lien suivant : https://edps.europa.eu/data-protection/data-protection/reference-library/international-transfers_fr.

7.4. Si vous souhaitez obtenir plus d’information au sujet des garanties apportées par Room260 aux transferts des données à caractère personnel en dehors de l’EEE, veuillez contacter notre Correspondant à la Protection des Données par email à [email protected].

8. Conservation

8.1. Nous veillons à ce que vos données à caractère personnel ne soient conservées que pour une durée n’excédant pas celle nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées.

8.2. Nous utilisons les critères suivants pour déterminer la durée de conservation des données à caractère personnel en fonction du contexte et des finalités de chacun des traitements :

La date de la fin de votre dernier achat de produits de Room260 ;
La date de votre dernière visite sur le site web de Room260 ;
Le caractère sensible des données à caractère personnel ;
Des raisons de sécurité (par exemple, la sécurité des bâtiments ou de nos systèmes d’information) ;
Tout litige en cours ou potentiel (par exemple un litige portant sur la garantie liée à un produit de Room260) ;
Toute obligation légale ou règlementaire de conserver ou d’effacer les données à caractère personnel (par exemple, une obligation de conservation imposée par une loi comptable ou fiscale).

9. Droits par rapport à vos données à caractère personnel

9.1. Sous réserve de la Législation en Protection des Données Applicable, vous disposez des droits d’accès, de rectification et d’effacement de vos données à caractère personnel, des droits de vous opposer à ou de limiter le traitement de vos données à caractère personnel, du droit à la portabilité des données à caractère personnel et du droit de retirer votre consentement.

Droit	Qu’est-ce que cela signifie ?
Le droit d’être informé	Vous avez le droit d’obtenir des informations claires, transparentes et compréhensibles sur la manière dont nous utilisons vos données à caractère personnel et sur l’exercice de vos droits. Voilà pourquoi nous vous fournissons les renseignements contenus dans cette Politique.
Le droit d’accès	Vous avez le droit d’obtenir une copie de vos données à caractère personnel. Ceci vous permet de savoir et de vérifier que nous utilisons vos données à caractère personnel conformément à la Législation sur la Protection des Données Applicable.
Le droit de rectification	Vous avez le droit d’obtenir la rectification de vos données à caractère personnel si celles-ci sont inexactes ou incomplètes.
Le droit à l’effacement (le « droit à l’oubli »)	Vous avez le droit d’obtenir l’effacement de vos données à caractère personnel. Toutefois le droit à l’effacement (ou le « droit à l’oubli ») n’est pas absolu et est soumis à des conditions particulières. Nous sommes susceptibles de conserver vos données à caractère personnel dans la mesure autorisée par la loi applicable, et notamment lorsque leur traitement demeure nécessaire pour le respect d’une obligation légale à laquelle Room260 est soumise ou pour la constatation, l’exercice ou la défense d’un droit en justice.
Le droit à la limitation du traitement	Vous avez le droit d’obtenir la limitation du traitement dans certains circonstances (par exemple lorsque Room260 n’a plus besoin de vos données à caractère personnel mais celles-ci sont encore nécessaires pour la constatation, l’exercice ou la défense d’un droit en justice).
Le droit à la portabilité des données à caractère personnel	Vous avez le droit, dans certaines circonstances, de recevoir les données à caractère personnel vous concernant et que vous avez fournies à Room260 dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par une machine et de les transmettre à un autre responsable du traitement.
Droit d’opposition au traitement	Vous avez le droit de vous opposer à certains types de traitement (par exemple, lorsque le traitement est fondé sur les intérêts légitimes de Room260 et que, tenant compte de votre situation particulière, vos intérêts ou droits et libertés fondamentaux prévalent).
Le droit de retirer son consentement	Si vous avez donné votre consentement à un traitement par Room260 de vos données à caractère personnel, vous avez le droit de le retirer à tout moment.

9.2. Veuillez adresser toute demande relative à vos droits par rapport à vos données à caractère personnel à notre Correspondant à la Protection des Données par email à [email protected]. Nous essaierons de donner suite à votre demande dès que matériellement possible et toujours endéans les délais prévus par la Législation en Protection des Données Applicable. Veuillez s’il-vous-plait noter que nous sommes susceptibles de conserver vos données à caractère personnel pour certaines finalités lorsque cela est requis ou autorisé par la loi. Veuillez enfin noter que nous sous susceptibles, en cas de doute quant à votre identité, de vous demander une preuve d’identité afin de prévenir tout accès non autorisé à vos données à caractère personnel.

10. Droit d’opposition pour traitement à des fins de prospection

10.1. Si vous êtes client chez Room260, nous traitons votre adresse e-mail à des fins de prospection commerciale.

10.2. Vous avez le droit de vous opposer à tout moment au traitement de vos données personnelles à des fins de prospection commerciale en vous désinscrivant de notre liste de diffusion ou en envoyant un email à notre Correspondant à la Protection des Données à [email protected].

11. Sécurité

11.1.Nous prenons des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour assurer un niveau de sécurité adapté aux risques liés au traitement de vos données à caractère personnel.

11.2. Nous suivons les meilleures pratiques du secteur pour veiller à ce que les données à caractère personnel ne soient pas, de manière accidentelle ou illicite, détruites, perdues, altérées, divulguées de manière non autorisée ou accédées de manière non autorisée.

12. Questions et réclamations

12.1. Si vous deviez avoir des questions ou des réclamations à propos de la manière dont Room260 traite vos données à caractère personnel, veuillez s’il-vous-plait les adresser au préalable au Correspondant à la Protection des Données par email à [email protected] ou par courrier à Room HAI, Chaussée de Bruxelles 260, 1410 Waterloo (Belgique).

12.2. Vous avez le droit d’adresser une réclamation auprès de l’autorité de contrôle compétente. Il s’agit pour la Belgique de :
Autorité de Protection des Données
Rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles
+32 (0)2 274 48 00
contact(at)apd-gba.be

13. Divers

13.1. Nous nous réservons le droit de mettre à jour cette Politique de temps en temps. Si nous effectuons des modifications à cette Politique, nous vous en informerons pour que vous soyez à tout moment au courant de la manière dont nous traitons vos données à caractère personnel.

13.2. Nous utilisons des cookies sur notre site web www.room-260.com. Veuillez consulter notre Politique d’utilisation de cookies pour obtenir plus d’information sur la manière dont nous utilisons les cookies.

13.3. En cas de conflit ou d’incompatibilité entre une disposition de cette Politique et une disposition d’une autre politique ou d’un autre document de Room260 relatif au traitement de données à caractère personnel, la disposition de cette Politique prévaudra.

13.4. Cette Politique est régie par le droit belge et tout litige relatif à, ou en lien avec, la formation, l’exécution, l’interprétation ou la résiliation de cette Politique sera soumis à la compétence exclusive des cours et tribunaux de Bruxelles.